Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften (insb. GmbH, FlexCo, AG), kapitalistischen Personengesellschaften (z.B. GmbH & Co KG), Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften und bestimmten Genossenschaften sind binnen 9 Monaten ab dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch elektronisch einzureichen und offenzulegen. Die Frist für den Bilanzstichtag 31.12.2024 endet am 30.9.2025.
Seit dem 1.7.2022 sind besondere Formvorschriften im Zusammenhang mit der Struktur und den Übermittlungswegen zu beachten, die kürzlich im Verordnungswege neuerlich geändert wurden.
Die Rechtsfolgen treten ein, wenn jeweils zwei der drei Merkmale in den zwei vorangegangenen Geschäftsjahren über- bzw. unterschritten worden sind. Ein beschleunigter Wechsel tritt insbesondere bei Umgründungen ein. Für die Beurteilung der Einstufung in die Größenklassen im Jahr 2024 sind für die Beobachtungszeiträume 2022 und 2023 bereits die erhöhten, ab 1.1.2024 gültigen, Schwellenwerte heranzuziehen.
Aufgrund der Neunmonatsfrist müssen Jahres- und Konzernabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2024 bis spätestens Dienstag, 30.9.2025, beim Firmenbuchgericht eingelangt sein.
Übersicht der offenzulegenden Unterlagen:
*) Verkürzte Darstellung möglich
**) nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (Kleine GmbH mit AR-Pflicht)
***) im Falle einer Kleinst-AG
Hinweis: Vorstände von großen Aktiengesellschaften sind verpflichtet, die Jahres- und Konzernabschlüsse vor der Einreichung beim Firmenbuch auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI) zu veröffentlichen.
Ab 1.1.2026 wird die bisherige Übermittlung via FinanzOnline abgeschafft. Danach stehen 3 Einreichwege zur Verfügung:
Die Einreichung kann entweder im XML-Format oder im ESEF-Format erfolgen. Börsennotierte Unternehmen, die gemäß § 245a Abs. 1 UGB verpflichtet sind, den Konzernabschluss nach IFRS aufzustellen, haben gemäß delegierter Verordnung (EU) 2019/815 ihren Konzernabschluss im ESEF-Format zu veröffentlichen. Das heißt, die Möglichkeiten einer unstrukturierten Einreichung (als PDF) werden weiter eingeschränkt.
Ist eine Kapitalgesellschaft ein Tochterunternehmen, das in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung einbezogen wird, können der befreiende Konzernabschluss und der Konzernlagebericht des übergeordneten Mutterunternehmens entweder in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache beim Firmenbuchgericht offengelegt werden. Die Offenlegung eines ausländischen Konzernabschlusses stellt einen Ausnahmefall von der strukturierten Einreichung dar. Die Unterlagen können diesfalls wie in der Vergangenheit als PDF-Anhang beim Firmenbuchgericht eingereicht werden.
Die Vertreter:innen einer Zweigniederlassung einer ausländischen Kapitalgesellschaft müssen die Unterlagen der Hauptniederlassung, die nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache offenlegen. Bei einer großen Aktiengesellschaft ist auch eine Veröffentlichung gemäß WZEVI-Gesetz auf der EVI-Plattform zu veranlassen. Der Nachweis über die Veranlassung ist ebenso beim Firmenbuch offenzulegen. Da die Unterlagen der Hauptniederlassung beim Firmenbuch einzureichen sind und diese in der Regel nach ausländischem Recht erstellt sind, stellen diese Offenlegungen ebenso eine Ausnahme von der grundsätzlich verpflichtenden strukturierten Einreichung dar.
Eine Veröffentlichung bei Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften kann in Österreich unterbleiben, wenn die nach § 280a UGB geforderten Unterlagen der Rechnungslegung in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sind. Demnach kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft für die inländischen Zweigniederlassungen durch eine einmalige Offenlegung der Unterlagen der Rechnungslegung im BRIS sowohl die Offenlegung beim österreichischen Firmenbuch als auch eine gegebenenfalls erforderliche Veröffentlichung auf EVI ersparen.
Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöht sich die Zwangsstrafe im ordentlichen Verfahren auf das Dreifache, also mindestens EUR 2.100 pro Organ und Gesellschaft. Bei großen Kapitalgesellschaften sogar auf das Sechsfache, also mindestens EUR 4.200 pro Organ und Gesellschaft. Bei Kleinstkapitalgesellschaften halbiert sich der Strafrahmen und beträgt EUR 350 bis EUR 1.800.
Hinweis: Für die Fristeinhaltung ist das Einlangen (!) bei Gericht relevant. Da es erfahrungsgemäß bei der elektronischen Einreichung durchaus zu Verzögerungen wegen Überlastung der Server kommen kann, empfiehlt es sich, unbedingt einen Zeitpuffer einzuplanen.
Seit dem 1.7.2022 sind besondere Formvorschriften im Zusammenhang mit der Struktur und den Übermittlungswegen zu beachten, die kürzlich im Verordnungswege neuerlich geändert wurden.
Einstufung in Größenklassen
In der UGB-Schwellenwerte-Verordnung werden die Erhöhungen für den Jahresabschluss normiert (§ 221 UGB). Die geänderten Schwellenwerte sind auf Geschäftsjahre anzuwenden, die am oder nach dem 1.1.2024 beginnen.| Größenklasse | Bilanzsumme (EUR) | Umsatzerlöse (EUR) | Durchschnittliche Arbeitnehmer:innenzahl |
| Kleinst-kapitalgesellschaft (Micro) | ≤ EUR 0,45 Mio. | ≤ EUR 0,9 Mio. | ≤ 10 |
| Kleine Kapitalgesellschaft | EUR 0,45 Mio. - EUR 6,25 Mio. | EUR 0,9 Mio. – EUR 12,5 Mio. | 10 – 50 |
| Mittelgroße Kapitalgesellschaft | EUR 6,25 Mio. – EUR 25 Mio. | EUR 12,5 Mio. – EUR 50 Mio. | 51 – 250 |
| Große Kapitalgesellschaft | > EUR 25 Mio. | > EUR 50 Mio. | > 250 |
Die Rechtsfolgen treten ein, wenn jeweils zwei der drei Merkmale in den zwei vorangegangenen Geschäftsjahren über- bzw. unterschritten worden sind. Ein beschleunigter Wechsel tritt insbesondere bei Umgründungen ein. Für die Beurteilung der Einstufung in die Größenklassen im Jahr 2024 sind für die Beobachtungszeiträume 2022 und 2023 bereits die erhöhten, ab 1.1.2024 gültigen, Schwellenwerte heranzuziehen.
Umfang der offenzulegenden Unterlagen
Die gesetzlichen Vertreter:innen von Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, den Jahresabschluss und gegebenenfalls den Lagebericht (sowie gegebenenfalls auch den gesonderten nichtfinanziellen Bericht, den Corporate-Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen) nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw. Generalversammlung, jedoch spätestens 9 Monate nach dem Bilanzstichtag, gegebenenfalls samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen. Die gleiche Frist gilt auch für den Bericht des Aufsichtsrats sowie den Ergebnisverwendungsbeschluss. Alle Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln, ausgenommen jene von Kapitalgesellschaften, deren Umsatzerlöse bis zu EUR 70.000 betragen.Aufgrund der Neunmonatsfrist müssen Jahres- und Konzernabschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2024 bis spätestens Dienstag, 30.9.2025, beim Firmenbuchgericht eingelangt sein.
Übersicht der offenzulegenden Unterlagen:
| Offenzulegende Unterlagen | Kleinst-kapitalgesellschaft | Kleine GmbH | Mittelgroße GmbH | Große GmbH, kleine und mittelgroße AG | Große AG |
| Bilanz | Ja *) | Ja *) | Ja *) | Ja | Ja |
| GuV | Ja *) | Ja | Ja | ||
| Anhang und Anlagenverzeichnis | Ja | Ja | Ja | Ja | |
| Lagebericht | Ja ***) | Ja | Ja | Ja | |
| Bestätigungsvermerk | Ja **) | Ja | Ja | Ja | |
| Umlauf-/Gesellschafterbeschluss Ergebnisverwendung | Ja | Ja | Ja | ||
| Bericht des Aufsichtsrats | Ja | Ja | Ja |
*) Verkürzte Darstellung möglich
**) nur bei gesetzlichen Pflichtprüfungen (Kleine GmbH mit AR-Pflicht)
***) im Falle einer Kleinst-AG
Hinweis: Vorstände von großen Aktiengesellschaften sind verpflichtet, die Jahres- und Konzernabschlüsse vor der Einreichung beim Firmenbuch auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI) zu veröffentlichen.
Elektronische Übermittlung
Die für die elektronische Übermittlung von Jahresabschlussdaten bestehenden Formvorschriften wurden kürzlich geändert. Es gelten grundsätzlich seit dem 1.3.2025 neue Anforderungen hinsichtlich Struktur und Einbringungsweg. Allerdings wurde eine Übergangsfrist gewährt, sodass die Jahresabschlüsse zum 31.12.2024 noch - wie in den Vorjahren - strukturiert nach der Version „JAb 3.32“ über FinanzOnline eingereicht werden können.Ab 1.1.2026 wird die bisherige Übermittlung via FinanzOnline abgeschafft. Danach stehen 3 Einreichwege zur Verfügung:
- Webformular zur direkten manuellen Eingabe auf justizonline.gv.at für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften - dort können die Daten direkt abgesendet und an das Firmenbuch übermittelt werden;
- Übermittlung der XML-Datei mit Hilfe einer Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV);
- Übermittlung der XML-Datei mittels eines eigenen Online-Formulars auf justizonline.gv.at;
Die Einreichung kann entweder im XML-Format oder im ESEF-Format erfolgen. Börsennotierte Unternehmen, die gemäß § 245a Abs. 1 UGB verpflichtet sind, den Konzernabschluss nach IFRS aufzustellen, haben gemäß delegierter Verordnung (EU) 2019/815 ihren Konzernabschluss im ESEF-Format zu veröffentlichen. Das heißt, die Möglichkeiten einer unstrukturierten Einreichung (als PDF) werden weiter eingeschränkt.
Konzernabschlüsse
Ist der Konzerntatbestand erfüllt, haben die gesetzlichen Vertreter des Mutterunternehmens einen Konzernabschluss bestehend aus Bilanz, GuV, Anhang, Geldflussrechnung und Eigenkapitalspiegel sowie einen Konzernlagebericht (sowie gegebenenfalls auch den gesonderten konsolidierten nichtfinanziellen Bericht, den konsolidierten Corporate-Governance-Bericht und den konsolidierten Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen) mit dem Bestätigungsvermerk dem Firmenbuch zu übermitteln. Die Konzernabschlüsse sind immer im vollen Umfang offenzulegen; größenabhängige Erleichterungen sind nicht vorgesehen.Ist eine Kapitalgesellschaft ein Tochterunternehmen, das in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung einbezogen wird, können der befreiende Konzernabschluss und der Konzernlagebericht des übergeordneten Mutterunternehmens entweder in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache beim Firmenbuchgericht offengelegt werden. Die Offenlegung eines ausländischen Konzernabschlusses stellt einen Ausnahmefall von der strukturierten Einreichung dar. Die Unterlagen können diesfalls wie in der Vergangenheit als PDF-Anhang beim Firmenbuchgericht eingereicht werden.
Die Vertreter:innen einer Zweigniederlassung einer ausländischen Kapitalgesellschaft müssen die Unterlagen der Hauptniederlassung, die nach dem für sie maßgeblichen lokalen Recht erstellt, geprüft und offengelegt wurden, in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache offenlegen. Bei einer großen Aktiengesellschaft ist auch eine Veröffentlichung gemäß WZEVI-Gesetz auf der EVI-Plattform zu veranlassen. Der Nachweis über die Veranlassung ist ebenso beim Firmenbuch offenzulegen. Da die Unterlagen der Hauptniederlassung beim Firmenbuch einzureichen sind und diese in der Regel nach ausländischem Recht erstellt sind, stellen diese Offenlegungen ebenso eine Ausnahme von der grundsätzlich verpflichtenden strukturierten Einreichung dar.
Eine Veröffentlichung bei Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften kann in Österreich unterbleiben, wenn die nach § 280a UGB geforderten Unterlagen der Rechnungslegung in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sind. Demnach kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft für die inländischen Zweigniederlassungen durch eine einmalige Offenlegung der Unterlagen der Rechnungslegung im BRIS sowohl die Offenlegung beim österreichischen Firmenbuch als auch eine gegebenenfalls erforderliche Veröffentlichung auf EVI ersparen.
Sanktionen bei verspäteter Offenlegung
Bei nicht fristgerechter Einreichung droht eine automatische Zwangsstrafe von grundsätzlich mindestens EUR 700 bis zu EUR 3.600 pro Geschäftsführer:in (Vorstand) und Gesellschaft. Wird trotz Verhängung einer Strafe der Jahresabschluss nicht offengelegt, so folgen alle 2 Monate automatisch weitere Zwangsstrafen, bis der Jahresabschluss beim Firmenbuch hinterlegt ist.Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöht sich die Zwangsstrafe im ordentlichen Verfahren auf das Dreifache, also mindestens EUR 2.100 pro Organ und Gesellschaft. Bei großen Kapitalgesellschaften sogar auf das Sechsfache, also mindestens EUR 4.200 pro Organ und Gesellschaft. Bei Kleinstkapitalgesellschaften halbiert sich der Strafrahmen und beträgt EUR 350 bis EUR 1.800.
Hinweis: Für die Fristeinhaltung ist das Einlangen (!) bei Gericht relevant. Da es erfahrungsgemäß bei der elektronischen Einreichung durchaus zu Verzögerungen wegen Überlastung der Server kommen kann, empfiehlt es sich, unbedingt einen Zeitpuffer einzuplanen.
