BMF-Erlass zur Verwendung von Ansässigkeitsbescheinigungen bei der Quellensteuerentlastung in Österreich

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 19.12.2025 einen neuen Erlass zur Verwendung von Ansässigkeitsbescheinigungen bei der Quellensteuerentlastung in Österreich veröffentlicht. Damit reagiert die Finanzverwaltung auf die jüngste Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofs (VwGH-Urteil 9.10.2024, Ra 2023/15/0066) und konkretisiert die Anforderungen an den Nachweis der Abkommensberechtigung. Zudem werden wesentliche Erleichterungen basierend auf der Anerkennung von elektronischen Signaturen im Erlass verankert.
 

Die VwGH-Entscheidung als Wegbereiter

Die Neufassung des Erlasses war nach dem wegweisenden Erkenntnis des VwGH vom 9.10.2024 (Ra 2023/15/0066) notwendig geworden, da das BMF bislang relativ rigoros die Verwendung österreichischer Formulare durch ausländische Finanzverwaltungen gefordert hatte. Mit dem angeführten Urteil stellte der VwGH klar, dass für die Glaubhaftmachung der Ansässigkeit nicht zwingend die Verwendung der angeführten Vordrucke (ZS-QU1 bzw. ZS-QU2) notwendig ist. 
 

Einheitliche Grundlinie: Amtliche Formulare bleiben weiterhin Ausgangspunkt

Inhaltlich bestätigt das BMF zunächst die bestehende Grundsystematik: Die Abkommensberechtigung von im Ausland ansässigen Einkünfteempfangenden ist grundsätzlich unter Verwendung der amtlichen Formulare ZS-QU1 (für natürliche Personen) bzw. ZS-QU2 (für juristische Personen) gemäß § 138 BAO glaubhaft zu machen. Diese Systematik gilt unverändert sowohl für die Entlastung an der Quelle als auch für Rückerstattungsverfahren.
 

Erleichterungen für ausländische Ansässigkeitsbescheinigungen

Im Rahmen der Entlastung an der Quelle ist von der:dem ausländischen Einkünfteempfänger:in das Formular ZS-QU1 oder ZS-QU2 auszufüllen und zu unterzeichnen und – sofern nicht die vereinfachte Dokumentation i.S.d. § 2 Abs. 2 DBA-Entlastungsverordnung anwendbar ist – im Zuge dessen die Abkommensberechtigung durch eine von der ausländischen Steuerverwaltung ausgestellte Ansässigkeitsbescheinigung glaubhaft zu machen (VwGH 9.10.2024, Ra 2023/15/0066). Das ausgefüllte und von der:dem Einkünfteempfänger:in sowie ggf. auch der ausländischen Steuerverwaltung unterfertigte Formular muss Abfuhrpflichtigen im Original vorliegen.
Sofern die ausländische Steuerverwaltung die Ansässigkeit im Allgemeinen nicht unter Verwendung der österreichischen ZS-QU-Formulare bestätigt und dies im Einzelfall glaubhaft gemacht werden kann, kann alternativ eine ausländische Ansässigkeitsbescheinigung beigebracht und dem ansonsten vollständig ausgefüllten (Stichwort: Substanzerklärung der Geschäftsführer:innen im Falle der Befreiung an der Quelle) beigelegt werden. Die Bestätigung der Ansässigkeit muss sich zumindest auf jenen Zeitpunkt beziehen, zu dem die Abzugssteuerpflicht der betreffenden Einkünfte entsteht. Die ausländische Bestätigung muss in Deutsch oder Englisch ausgestellt werden. Eine Ausstellung in einer anderen Sprache erfordert die Beilage einer beglaubigten Übersetzung. Die Authentizität der ausländischen Ansässigkeitsbestätigung muss überprüfbar und verifizierbar sein. 
 

Qualifizierte elektronische Signatur wird nun offiziell anerkannt

Es ist sehr erfreulich, dass die ZS-QU-Formulare vollständig elektronisch ausgefüllt und unterzeichnet werden dürfen, sofern eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird. Dies gilt sowohl für Einkünfteempfangende als auch für die jeweilige ausländische Steuerverwaltung. Voraussetzung ist, dass die verwendeten Signaturen aus einem EU- oder EWR-Staat stammen und ihre Gültigkeit damit überprüfbar ist. Da die elektronische Signatur nur in digitaler Form einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist, ist ein bloßer Ausdruck des elektronischen Originals nicht ausreichend. Mischformen aus elektronischen und handschriftlichen Unterschriften werden nicht anerkannt. 
 

Gesonderte Vereinbarungen mit einzelnen Staaten

Für bestimmte Staaten (darunter Mexiko, Thailand, Türkei, USA, Chile, Spanien, Portugal, Belgien und Griechenland) gelten weiterhin die spezifischen Erlässe und bilateralen Verständigungen, die Erleichterungen vorsehen. In diesen Fällen kann die Ansässigkeit etwa durch das bloße Anheften der ausländischen Originalbescheinigung an das (von der:dem Empfänger:in unterfertigte) österreichische Amtsformular nachgewiesen werden. 
 

Fazit und Ausblick

Insgesamt gilt der neue Erlass als begrüßenswerte Antwort der Finanzverwaltung auf die Rechtsprechung des VwGH und die fortschreitende Digitalisierung. Er bringt administrative Erleichterungen durch die offizielle Anerkennung ausländischer Ansässigkeitsbescheinigungen und qualifizierter elektronischer Signaturen. 

Für die Praxis bedeutet dies:

• Ende des amtlichen Formularzwangs: Sofern ausländische Behörden die Mitwirkung auf österreichischen Amtsformularen verweigern, ist der Weg für alternative (ausländische) Nachweise nun offiziell geebnet. Allerdings sollten deren Echtheit und zeitliche Zuordnung eindeutig überprüfbar sein.
• Digitale Rechtssicherheit: Die Anerkennung der qualifizierten elektronischen Signatur macht den Postweg in vielen Fällen obsolet, sofern die digitale Kette (von Empfänger:in bis zur Behörde) gewahrt bleibt. Mischformen aus Scan, Ausdruck und Unterschrift sind ausgeschlossen.
• Harmonisierung: Die Gleichstellung der Nachweise im Rückerstattungsverfahren (§ 240a BAO) beseitigt Rechtsunsicherheit bei der elektronischen Antragstellung.

 

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